秘書の仕事ってどんな内容?

秘書とは、上司や役員といった立場の人を支えることが仕事となります。主に、事務系の内容が多いですが秘書といってもさまざまな種類が存在します。企業の幹部を補佐する企業秘書や弁護士や司法書士を補佐する法律秘書など多岐に亘り、補佐する人が変われば細かな仕事内容も異なるのです。ですが、どの秘書になっても共通しているのはサポートになります。一般的に、共通している仕事としていくつか紹介しましょう。

一つ目は、上司のスケジュール管理です。効率よく上司が仕事をこなせるように、スケジュールを組むのがポイントとなります。出張があれば、新幹線の切符や宿泊の手配もします。二つ目は、電話やメールの受付や来客対応です。上司宛にかかってきた電話やメールを秘書が受付けることで、必要な情報だけを託します。そうすることで、上司は本来の仕事をこなすことができるのです。

秘書に求められること

秘書になるには、求められるスキルがあります。一般的な能力はもちろん、経営陣の側で仕事をするのでビジネスマナーなどの知識も求められるのです。ですが、特に求められスキルがあるので覚えておきましょう。一つ目は、パソコンスキルになります。代わりにメールや出張の手配を日常業務とするため、パソコンは必ず使える必要があるのです。タイピングやメールの使い方などできるようにしておきましょう。二つ目は、周囲と良好な関係を築くためのコミュニケーション能力です。秘書とは、上司と周りをつなげる役割があることからコミュニケーションを図る必要があります。代理の立場として、扱われることもあるので社外の人とも接触する機会が増えます。

秘書の派遣は、業種や事業規模に関係なく、社外の重要な取引先や顧客と交流をする機会が多い企業の間で必要とされています。